NärCon Sommar 2017

Organisation NärCon Sommar 2017

Sök till kommittén för NärCon Sommar 2017, senast fredag den 16e september, genom att maila viktig@narcon.se.

NärCon Sommar 2017 arrangeras likt tidigare NärCon framför allt av ideella eldsjälar som brinner för att skapa ett fantastiskt evenemang tillsammans. För att få ett så stort event att fungera och alla att dra åt samma håll krävs struktur i organisationen och en plan om hur evenemanget ska arrangeras. Här presenterar vi organisationen för NärCon Sommar 2017, hur du kan engagera dig, vilka krav som då ställs på dig tillsammans med ett gäng viktiga datum:

Generella viktiga datum

  • 1 september 2016 – Ansökan till att bli kommittémedlem öppnar
  • 16 september 2016 – Ansökan till att bli kommittémedlem stänger
  • 22 september 2016 – Kommittén utannonseras
  • 4 december 2016 – Ansökan till att bli områdesansvarig (OA) öppnar
  • 2 januari 2017 – Ansökan till att bli OA stänger
  • 8 januari 2017 – Områdesansvariga utannonseras
  • 6 mars 2017 – Ansökan till att bli Panda öppnar
  • 17 mars 2017 – Hemsidessläpp
  • 24 mars 2017 – Biljettsläpp
  • 7-9 april 2017 – Stora OA-helgen
  • 24-26 juli 2017 – Uppbyggnaden av NCS2017 (BärCon)
  • 27-30 juli 2017 – NärCon Sommar 2017
  • 30 juli – 1 augusti 2017 – Nedrivningen av NCS2017 (BärCon)

Huvudansvarig

Den ytterst ansvariga för hela NärCon och Nordic Cosplay Championship; den som sätter visionen och ramarna för evenemanget. Har ansvar för lokalerna och kontakten med ägarna av dem. Får stöd ifrån staben i det löpande arbetet och arbetsleder denna. Är den som tillsätter och leder kommittén samt är den person som representerar NärCon gentemot press. Huvudansvarige för NärCon Sommar 2017 är Samuel Anlér.

Staben

Agerar stöd åt den huvudansvarige samt arbetar liksom denne med NärCon på heltid inom NärCon Eventbyrå. Staben består av tre personer som arbetar med konkreta ansvarsområden och uppgifter inom NärCon. Följande är stabsmedlemmarna och deras preliminära respektive ansvarsområden:

David Fallgren

  • Sponsorer och externa samarbetspartners
  • Butiker
  • Statistik & Kvalitet
  • RPR & Arrangörskontor
  • Pandamat
  • Festivalvärdar
  • Nattansvarig
  • Sovsalar
  • Ekonomi

Daniel Ullenius

  • Hotell
  • Bokning av hedersgäster
  • Gästservice (hedersgäster)
  • Servering
    • Cafeteria
    • Grillen
    • Josbar
    • Pizza & Toast
    • Fries Paradise
    • Salladsbar
    • Inköp & Logistik

Sindre Lind

  • PR & marknadsföring
  • Kundtjänst
  • Community
  • Hemsida
  • App
  • Likabehandling
  • Externa Arrangemang
  • Cosplay-parad

Kommittén

Den grupp som tillsammans planerar och arrangerar NärCon; består av 5 personer som delar upp NärCon mellan sig. Denna grupp träffas många gånger och kommunicerar löpande inför evenemanget för att diskutera hela NärCon. Målet är att varje medlem ska få en övergripande koll på vad som händer på NärCon och hur saker och ting kommer att fungera. Varje kommittémedlem kommunicerar med den huvudansvarige kring visionen och budgeten för evenemanget. Kommittén rekryterar, tillsätter och leder i sin tur områdesansvariga och ser till att dessa har riktlinjer, budget och övriga verktyg som de behöver för att kunna genomföra sitt område. Varje kommittémedlem har omkring 9 områdesansvariga under sig.

Kommittéområden

Nedan följer beskrivningar av varje kommittéområde samt exempel på team som skulle kunna ingå där, sett till föregående år. Vilka team som faktiskt ingår i varje område bestäms först under en senare kommittéhelg.

Service

Har helhetsansvar för vår service, biljetthantering och försäljning på plats på NärCon. Ansvarar för att alla förbeställda varor lämnas ut korrekt, att alla besökare kommer in och att de är informerade om vad som händer under festivalen. Fixar så att besökarna som ska åka med NärCons bussar kommer på dessa och blir incheckade till festivalen redan vid färden till evenemanget. Ansvarar för att festivalen erbjuder en eller flera kiosker samt tjänster som besökare betalar för. Ansvarar för att biljettförsäljning vid ingångar och utlämning av band i samband med detta sköts ordentligt. Styr även upp en incheckning och infocentral på plats på Linköpings centralstation.

Har inte ansvar för:

  • Externa butiker (David)
  • Försäljning av mat (Daniel)
  • Försäljning inför evenemanget via Kippu (Samuel)
  • Bokning av bussar (Daniel)

Team som skulle kunna ingå här:

  • Besökarnas försäljningsbord
  • Cosmos Shop
  • GottCon & RockOn
  • Biljettförsäljning & Entré
  • Försäljningssupport
  • Besökarservice
  • Information (Infocentral & infodiskar)
  • Tryck & Förråd & Inköp
  • Bussar

Gaming & Aktiviteter

Har helhetsansvar för all gaming samt alla aktiviteter och lekar på NärCon Sommar 2017. Ansvarar för att schemat är fyllt av roliga och varierande aktiviteter som alla besökare kan delta i.Ansvarar för att festivalen erbjuder varierade spelkonsoler, arkadmaskiner samt datorer som besökare kan spela på samt att festivalen erbjuder många turneringar och tävlingar inom gaming och E-sport som besökare kan delta i oavsett skicklighetsnivå. Ansvarar också för att människor med olika typer av funktionsvarationer kan delta i många av festivalens aktiviteter. Utöver detta ansvarar denna kommittéare för att på olika sätt aktivera och engagera besökare, historiskt sett genom exempelvis meetups.

Har inte ansvar för:

  • Aktiviteter på någon av NärCons scener (Scenaktiviteter)
  • Föreläsningar & gästrelaterade aktiviteter (NärCreative)
  • Externa arrangemang (Sindre)
  • Cosplayparad (Sindre)
  • Indie Gathering (NärCreative)

Team som skulle kunna ingå här:

  • E-sport (PC-spel och tv-spel)
  • LAN
  • Nätverk/Teknik för gaming
  • Tv-spel & Arkadhall
  • Kortspel/MTG – Brädspel
  • Schemalagda Aktiviteter
  • Activity & Gaming Activity
  • Cosplay-lekar
  • Meetups och Nya Vänner

Scenaktiviteter

Har helhetsansvar för alla scener och scenshower på NärCon Sommar 2017. Ansvarar för att respektive scens schema är fyllt med roliga och häftiga shower, som bland annat visar upp festivalens gäster. Ger input inför scenbeställningarna och är sedan med och administrerar uppbyggnad av dessa samt tekniska detaljer och teknisk styrning av scenerna under festivalen. Ansvarar för att samarbeta med Samuel kring produktionen av NCC på scenen. Ansvarar för att alla shower på scenen dokumenteras väl. Ansvarar också för scenens publikområde, backstageområde och insläppet till respektive show vid Main Stage.

Har inte ansvar för:

  • Beställning av scener (Samuel)
  • NCC (Samuel)
  • Säkerhetsarbete kring scenen, till exempel scendike (Festivalvärdar)

Team som skulle kunna ingå här:

  • Cosplay (tävlingar, walk-on, sketcher)
  • Invigning och avslutning
  • Broadcast
  • Backstage
  • Scenshower
  • Scenteknik
  • Scenkoordinator & Scenbygge
  • Aktivitetsscener
  • Gästlogistik
  • AMV- och CMV-tävling

NärCreative

Har helhetsansvar för alla gäster på NärCon Sommar 2017. NärCreative är en satsning på gäster med olika typer av skapande som specialitet, från teckning och smide till speldesign och videoproduktion. Har ansvar för bokning av alla gäster som inte är Guest of Honors eller NCC. Har ansvar för service av alla dess gäster, inklusive hämtning, logi och omhändertagande på plats. Har ansvar för kontakten med dessa gäster och kommunikation om vad de ska göra på festivalen. Har ansvar för att information om dessa gäster släpps på hemsidan. Ansvarar också för dokumenteringen av evenemanget i stort genom foto och film.

Har inte ansvar för:

  • Guest of Honors (Daniel)
  • Bokning av hotellrum (Daniel)

Team som skulle kunna ingå här:

  • Artist Alley
  • Indie Gathering / Game Dev Gathering
  • Föreläsare och paneler
  • Cosplay-gäster
  • Dans/Musik-gäster
  • Fandom/Lifestyle m.m-gäster
  • Fashion/crafts-gäster
  • Rita/Måla-gäster
  • Spel-gäster
  • Gästservice
  • Foto & Film

Infrastruktur & Område

Har helhetsansvar för området på NärCon Sommar 2017, utomhus samt alla våra lokaler. Har ansvar för dragning av el, vatten och internet, och support kring det för alla områden. Har ansvar att området dekoreras upp, städas och hålls snyggt under evenemanget, både inomhus samt utomhus. Fixar underhållning på området i form av exempelvis hoppborgar och motsvarande som är inventarietunga men inte kräver egna team utan kan skötas av respektive huspandor-team. Slutligen ansvarar denna kommittéare för att leda ett pandaombud vars uppgift det är att hjälpa hela organisationens arrangörer samt pandor med utbildning, information och stöd.

Har inte ansvar för:

  • Kontroll av band vid camping och gater (Service)
  • Nätverk & Teknik vid Gaming (Gaming & Aktiviteter)
  • Trygghetsarbete (David)
  • Bemanning av sovsalar (David)
  • RPR & Arrangörskontor (David)

Team som skulle kunna ingå här:

  • Camping
  • Huspandor A-huset
  • Huspandor C-huset & Zen Garden
  • Huspandor Corson
  • Huspandor KEY-huse
  • Städ
  • Pandaombud
  • Infrastruktur / Saker som går i ledningar
  • Dekor

Ställföreträdare

Nytt för i år är att respektive kommitté- och stabsmedlem kommer att ha en områdesansvarige som är ställföreträdare och stöd. Denne rekryteras samtidigt som övriga arrangörer och är från denna stunden med i planeringsarbetet av området och närvarar på eventuella kommittéhelger som kommitté- eller stabsmedlemmen på grund av sjukdom eller annan anledning gör det omöjligt för denne att närvara.

Krav på dig som kommittémedlem

Förutom det ansvar det innebär att vara ansvarig för en åttondel (5 kommittéare och 3 stabsmedlemmar) av NärCon Sommar 2017 så vill vi vara tydliga med vilka förväntningar vi har på dig och som du behöver vara medveten om när du söker. Som kommittémedlem är det för dig obligatoriskt att närvara på samtliga kommittéhelger samt under uppbyggnaden & nedrivningen av NärCon Sommar 2017 (måndag 24/7 till tisdag den 1/8 veckan därpå). Om du av någon anledning ine skulle ha möjlighet att närvara på en kommittéhelg efter arrangörsrekryteringen är klar så är det viktigt att din ställföreträdare istället är på plats för att den ska kunna representera ditt område och göra att inte övriga i kommittén/staben drabbas av ditt bortfall. Du kommer att behöva lägga mycket tid på planering och kommunikation och engagera dig löpande under året. Hur mycket det innebär förutom helgerna och tiden kring NärCon beror mycket på dig själv, din egna förmåga och hur du väljer att lägga upp arbetet, men en generell uppskattning kan vara 10 timmar per vecka från tillsättning fram till strax efter evenemanget.

Kommittéhelger

Här följer vilka datum som kommittén träffas för att planera och arbeta med NärCon Sommar 2017. Som medlem av kommittén är det obligatoriskt att antingen kommittémedlemmen eller ställföreträdaren närvara på dessa.

  • 14-16 oktober – Utbildning, erfarenheter & vision
  • 11-13 november – Ramar och områden
  • 2-4 december – Budget & rekrytering
  • 6-8 januari – Tillsättning av områdesansvariga
  • 10-12 mars – Arbetshelg
  • 7-9 april – Stora OA-helgen
  • 5-7 maj – Arbetshelg
  • 12-25 juni – NärCon? VarCon? HurCon?! (Preliminärt datum, ej obligatoriskt)
  • 7-9 juli – Arbetshelg, slutspurt!
  • 24-26 juli 2017 – Uppbyggnaden av NCS2017 (BärCon)
  • 27-30 juli 2017 – NärCon Sommar 2017
  • 30 juli – 1 augusti 2017 – Nedrivningen av NCS2017 (BärCon)

Ansök till kommittén

Kul att du är intresserad av att söka till kommittén för NärCon Sommar 2017! För att ansöka så mailar du till viktig@narcon.se senast den 16e september där vi vill att du i form av ett personligt brev beskriver varför just du skulle göra ett fantastiskt jobb som kommittémedlem och vad du brinner för inom NärCon. Bifoga CV ifall du vill men det är inte ett krav. Uppge däremot tidigare relevanta erfarenheter för uppdraget samt referenser. Vi vill även att du anger vilket eller vilka av områdena du är intresserad av att vara ansvarig för. Slutligen vill vi att du genomför en personlighetsanalys och bifogar resultatet av denna till din ansökan. Anledningarna till att du ska göra personlighetsanalysen är två: dels att ha som stöd vid eventuell intervju med dig för att diskutera kring dina drivkrafter, dels som underlag för oss att skapa en så välfungerande grupp som möjligt. Vårt tips till dig när du gör detta test är att i så stor mån som möjligt gå på din magkänsla och inte fundera så länge över varje fråga (förutom när det kan vara knepiga engelska ord – då det kan vara nödvändigt att googla). På så sätt får du ett så rättvist resultat som möjligt av analysen.

Områdesansvariga

De personer som slutligen är chefer för respektive område på plats vid evenemanget. Har en budget och riktlinjer för sitt område och ombesörjer att detta blir genomfört. Har en kontaktperson ovanför sig, antingen i kommittén eller staben, som agerar stöd.

Gruppledare

Arbetar med planering inför eventet men har inte ansvar för budgeten. På plats på eventet har de ett större ansvar än övriga pandor och åker till NärCon just att vara med och engagera sig hela tiden och inte delta som deltagare.

Pandor

Våra funktionärer som bemannar NärCon och är framför allt de som möter besökarna. Här finns flera typer av personal; allt ifrån de som jobbar för att få gratis inträde & delta i evenemanget till de som kommer för att jobba hela NärCon.